A. Umfang: Gæðakerfi vegna akademískra starfsmanna nær yfir ferla sem varða öflun umsækjenda, val starfsmanna, starfsþróun og stöðuhækkun akademískra starfsmanna.

B. Markmið:  Að sjá til þess að akademískir starfsmenn séu færir um að framfylgja stefnu háskólans varðandi akademískan styrk, nýsköpun í kennslu, sterk tengsl við samfélagið og það að verða alþjóðlegur háskóli.  Einnig að styrkja það markmið HR að vera fyrsti valkostur þeirra sem vilja starfa við æðri menntastofnanir á Íslandi.

C. Hugtök og skilgreiningar :

1. Akademískt starfsfólk: Akademískt starfslið í HR eru allir starfsmenn sem  gegna stöðu þar sem þess er vænst að þeir undirgangist (strax eða síðar meir) mat til að ákvarða hæfni þeirra til að bera starfsheitið lektor, dósent eða prófessor.
2. Nýráðning akademísks starfsmanns: Þegar einstaklingur er nýráðinn í akademíska stöðu.
3. Framgangsmat: Mat á akademískum starfsmanni hvað varðar hæfni hans eða hennar til að gegna akademísku starfi, þ.e. starfi lektors, dósents eða prófessors.
4. Akademísk stöðuheiti: Akademísk stöðuheiti við HR eru fjögur, þ.e. lektor, dósent, prófessor og atvinnulífsprófessor.  Fólk í akademískum stöðum sem enn hefur ekki gengist undir hæfnismat getur gegnt öðrum stöðuheitum eins og aðjúnkt eða sérfræðingur.
5. Starfsmannasamtal: Starfsmannasamtöl akademískra starfsmanna fara fram einu sinni á ári, og byggjast á skýrslu starfsmanns (e. Faculty Contribution Record), sem starfsmaður og deildarforseti fara yfir í samtali.
6. Rannsóknarleyfi: Rannsóknaleyfi er þegar akademískur starfsmaður fær undanþágu frá kennslu til að sinna einvörðungu rannsóknum (í eina önn eða allt að 6 mánuði).
7. Endurmenntun starfsmanna:  Þegar starfsmenn sækja námskeið eða formlegt nám til að bæta við þekkingu sína, ýmist innan eða utan HR.
8. Viðhorfskönnun: Könnun sem lögð er fyrir alla starfsmenn HR til að kanna viðhorf starfsmanna til stefnu skólans og þess hvernig hún er framkvæmd, sem og til vinnustaðarins almennt.

D. Lykilferli: 

1. Ferli við ráðningar í akademísk störf: Ferlið fyrir ráðningar í akademísk störf byggir á Lögum um háskóla og Reglugerð HR og lýsir því ferli sem liggur að baki þegar deildarforseti tekur ákvörðun um ráðningu akademísks starfsmanns. Ferlið felur í sér skilgreiningu á akademísku starfi og kröfum HR varðandi starfslýsingu, lýsingu á hæfniskröfum og auglýsingar á lausum störfum. Þá er fjallað um skipan valnefndar (e. selection committee), upplýsingaöflun um umsækjendur, viðtöl og málstofur sem hluta af ráðningarferli og ákvarðanatöku um ráðningu. Loks er fjallað um gerð samnings við þann sem ráða skal og svörun umsækjenda og ferli fyrir tilkynningar um ráðningu. Markmið ferlisins er að leiðbeina deildarforsetum um framkvæmd nýráðninga, til að tryggja gæði akademískra starfsmanna og jafnræði í meðferð umsókna. 

2. Ferli fyrir framgangsmat og úthlutun akademískra stöðuheita: Ferli fyrir framgangsmat og úthlutun akademískra stöðuheita byggir á Lögum um háskóla og Reglugerð HR og leggur grunninn fyrir ítarlegri framgangsviðmið einstakra deilda, þar sem við á. Ferlið fjallar um hvenær mat af þessu tagi skuli fara fram og hverjir skuli metnir og hvernig standa skuli að vali á matsnefnd (e. evaluation committee). Einnig er fjallað um erindisbréf matsnefnda, samskipti við matsnefnd og hvaða gögn hún skuli fá í hendur. Þá er fjallað um skilafresti matsnefndar, hvernig lokaákvörðun er tekin, skráningu og tilkynningu niðurstaðna, og heimild starfsmanns til að gera athugasemdir við niðurstöðuna. Ferlið er ætlað til leiðbeiningar deildarforsetum við að stjórna framgangsmatinu og til að veita starfsmönnum upplýsingar um skilyrði framgangs.

3. Ferli fyrir árlegt starfsmannaviðtal akademískra starfsmanna í HR: Ferlið fyrir árlegt starfsmannaviðtal felur í sér leiðsögn um undirbúning, framkvæmd og eftirfylgni starfsmannaviðtals akademískra starfsmanna. Markmiðið með starfsmannaviðtölum er annars vega að veita hvatningu og leiðsögn til enn betri árangurs og hins vegar að setja markmið um afrakstur og ræða um starfsfyrirkomulag á komandi ári. Í ferlislýsingunni er fjallað um tímasetningu starfsmannaviðtala og það tímabil sem þau ná yfir, sem og undirbúning beggja aðila. Þá er lýst ferli viðtalsins, umræðu um verkefni, markmiðasetningu og starfsþróun og hvernig viðtalsferlinu skuli lokið með skriflegum hætti. Ferlið er ætlað deildarforsetum til leiðsagnar um hvernig standa skuli að hinu árlega mati og endurgjöf og starfsmönnum til leiðsagnar um hvernig þeir skuli undirbúa sig og hvers sé að vænta í viðtalinu.

4. Reglur um rannsóknarleyfi: Í reglum um rannsóknarleyfi er rannsóknarleyfi skilgreint og kveðið á um skilyrði þess að starfsmaður geti óskað eftir að taka slíkt leyfi. Þau skilyrði eru m.a. samfellt starf í þrjú ár, stöðug rannsóknavirkni í tvö ár og að fyrir liggi áætlun um nýtingu leyfisins. Enn fremur er í reglunum lýst því ferli sem fylgja skal við umsókn um rannsóknarleyfi, ferlinu við afgreiðslu slíkrar umsóknar, og hvaða þátt HR tekur í greiðslu kostnaðar í tengslum við rannsóknarleyfi. Reglurnar eru ætlaðar starfsmönnum til leiðsagnar um hvenær þeir geti vænst þess að fá rannsóknarleyfi og stjórnendum til leiðsagnar um afgreiðslu slíkra mála.

5. Endurmenntun starfsmanna: Í gildi eru reglur um þátttöku HR í greiðslu skólagjalda starfsmanna sem leggja stund á endur-og símenntun og einnig eru í gildi reglur um námsleyfi. Reglur um skólagjöld starfsmanna fela í sér að starfsmenn greiða engin skólagjöld ef þeir stunda nám eða sækja námskeið við HR. Enn fremur lýsa þær ferli við umsóknir um stuðning við greiðslu skólagjalda í öðru námi, og gefa dæmi um viðauka við ráðningarsamning ef um er að ræða verulegt framlag frá HR til slíkra gjalda.  Í reglum um námsleyfi eru skilgreind launuð og launalaus námsleyfi, hvaða skilyrðum þau lúti, vinnuferli við afgreiðslu beiðna og gefin dæmi um viðauka við ráðningarsamning vegna þessa.

6. Kannanir á viðhorfum starfsmanna: Nákvæmar viðhorfskannanir eru gerðar meðal allra starfsmanna og deilda annað hvert ár (í fyrsta sinn 2007).  Í þessum könnunum er spurt um viðhorf starfsmanna til stefnu skólans og hvernig hún er innleidd, en einnig viðhorf til stjórnenda, samskipta og upplýsingaflæðis innan skólans.  Einnig er leitað eftir tillögum um úrbætur og breytingar.

7. Aðrar mælingar:  Ýmsir þættir eru varða akademíska starfsmenn eru mældir í „Mælaborði HR“, sem tekið er saman í lok hvers árs.  Í mælaborðinu er meðal annars fylgst með meðalrannsóknavirkni starfsmanna og meðalstærð rannsóknarstyrkja sem þeir hafa aflað, hlutfalli starfsmanna deilda með doktorspróf, meðaleinkunnum í kennslumati, sem og gögnum sem varða tengsl við atvinnulíf og samfélag, hlutfall utanaðkomandi kennara og hlutfall alþjóðlegs akademísks starfsfólks. Mælaborðið felur í sér samanburð á deildum HR en einnig tölur fyrir HR í heild.

E. Skjalfesting og birting lykilskjala, leiðbeininga og niðurstaðna: Reglur og leiðbeiningar á þessu sviði eru birtar á innri vef HR (ESJU).  Lykilskjöl sem varða framgangsmat og stöðuhækkanir eru vistuð í GoPro- skjalavistunarkerfinu. Þá eru haldnir starfsmannafundir í öllum deildum til kynningar á niðurstöðum úr starfsmannakönnunum. Opinberar upplýsingar um ofangreinda þætti eru einnig gefnar í ársskýrslu HR og á vef HR.

Framkvæmdastjóri mannauðs- og gæðamála, framkvæmdastjórn, konrektor.