Skjalastefna HR
Skjalastefna Háskólans í Reykjavík 2024 - 2030
1. Tilgangur
Tilgangur skjalastefnu Háskólans í Reykjavík er að tryggja kerfisbundna stjórnun skjala innan skólans. Háskólanum í Reykjavík er skylt að afhenda ákveðin gögn til Þjóðskjalasafns Íslands skv. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Þau gögn eru tilgreind út frá samningi Háskólans í Reykjavík við Háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytið. Með ábyrgri stefnu Háskólans í Reykjavík í skjalastjórn er leitast við að tryggja að öll meðferð skjala sé áreiðanleg og að skjölin séu ávallt aðgengileg og varðveitt í samræmi við lög, viðeigandi vinnureglur og staðla og til hagræðis fyrir starfsfólk skólans.
2. Umfang
Stefnan á við allt starfsfólk Háskólans í Reykjavík og nær til allra skjala, án tillits til uppbyggingar eða forms, sem mynduð eru eða berast að, og eru sönnun um starfsemi skólans og eru til hagræðis fyrir framtíðarstarfsfólk Háskólans í Reykjavík. Stefnan gildir um skjöl, myndun þeirra, föngun, stjórnun svo og lýsigögn.
3. Markmið
- Að starfsfólki sé ljóst að þau skjöl sem það móttekur, útbýr eða meðhöndlar í starfi sínu hjá Háskólanum í Reykjavík séu eign skólans og skulu meðhöndluð samkvæmt þeim vinnureglum sem skólinn hefur sett sér hverju sinni.
- Að uppfylla ytri kröfur til Háskólans í Reykjavík um vönduð vinnubrögð á sviði
skjalastjórnar skv. lögum, reglugerðum og stöðlum. - Að tryggja kerfisbundna stjórnun skjala allan líftíma þeirra í rafrænu
skjalastjórnunarkerfi allt frá því að þau verða til innan Háskólans í Reykjavík eða berast honum og þar til þeim er eytt. - Að auka skilvirkni, rekjanleika og bæta upplýsingastreymi meðal starfsfólks í því skyni að auka skjalaöryggi, greiða fyrir aðgengi að upplýsingum og styðja við vandaða stjórnsýslu.
- Að samræma vinnubrögð til þess að tryggja varðveislu og endurheimt skjala og til að staða og eftirfylgni mála sé Ijós starfsfólki hverju sinni.
- Að tryggja starfsfólki viðeigandi fræðslu og fræðslugögn um meðferð skjala, vinnulag og viðeigandi lög og reglur.
4. Umsjón og ábyrgð
Skjalasafn Háskólans í Reykjavík heyrir undir skrifstofu rektors og ber rektor ábyrgð á að skjalastjórn skólans sé í samræmi við lög og reglur.
Skjalastjóri Háskólans í Reykjavík hefur eftirlit með því að skjalastefnunni sé fylgt. Skjalastjóri skipuleggur, í samráði við yfirstjórn, deildarforseta eða aðra viðeigandi stjórnendur, fræðslu fyrir starfsfólk til þess að auðvelda því rétta meðferð skjala.
Skjalasafn Háskólans í Reykjavík og upplýsingatæknisvið bera ábyrgð á að rafrænu skjalastjórnunarkerfi skólans sé starfrækt, viðhaldið og uppfært í samræmi við tækniþróun hvers tíma.
Forsetar fræðasviða og deilda bera ábyrgð á að skjalastefnu skólans sé framfylgt, hver á sínu sviði eða deild, í samvinnu við skjalastjóra. Þeir skulu sýna gott fordæmi og tryggja skjalastjórnun stuðning við framkvæmd stefnunnar.
Starfsfólki Háskólans í Reykjavík ber að framfylgja skjalastefnu skólans og ber ábyrgð á myndun, móttöku og vistun skjala til sönnunar um starfsemi skólans í samræmi við skjalastefnuna.
5. Eftirfylgni
Skjalastefnu Háskólans í Reykjavík skal fylgt eftir með fundum með stjórnendum skólans þar sem skoðuð eru skjalamál með því markmiði að skjalastjórnun séu með besta hætti. Skjalastjóri setur fram, í samvinnu við upplýsingatæknisvið, verklagsreglur, vinnuleiðbeiningar og skjalavistunaráætlun fyrir skólann í heild. Lögð er áhersla á fræðslu starfsfólks og þjálfun í notkun rafrænna upplýsinga- og skjalakerfa.
Skjalastefna Háskólans í Reykjavík tekur gildi 1. janúar 2024. Endurskoða skal stefnuna á fimm ára fresti eða oftar ef tilefni er til.
6. Viðaukar: Lög, reglugerðir, staðlar og skýringar á hugtökum
- Lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.
- Upplýsingalög nr. 140/2012.
- Stjórnsýslulög nr. 37/1993.
- Lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000.
- Lög um bókhald nr. 145/1994.
- ISO 15489 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines. (íslensk þýðing væntanleg).
- Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila nr. 571/2015.
- Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um málalykla afhendingarskyldra aðila nr. 572/2015.
- Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 573/2015.
- Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila nr. 624/2010.
- Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna
afhendingarskyldra aðila nr. 625/2010. - Reglur Þjóðskjalasafns um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila nr. 100/2014.
Sjá reglur Þjóðskjalasafns Íslands: http://skjalasafn.is/reglur_um_skjalavorslu
Skjalastefna Háskólans í Reykjavík 2024-2029
Sjá skýringu á hugtökum og heitum um skjöl og skjalasöfn: http://skjalasafn.is/hugtok_og_heiti