Sprotastefna HR

1. Inngangur

1.1. Samkvæmt lögum nr. 63/2006 er háskóli sjálfstæð menntastofnun sem sinnir kennslu, rannsóknum, varðveislu þekkingar, þekkingarleit og sköpun á sviðum vísinda, fræða, tækniþróunar eða lista. Hlutverk háskóla er að stuðla að sköpun og miðlun þekkingar og færni til nemenda og samfélagsins alls. Starf háskóla miðar að því að styrkja innviði íslensks samfélags og stöðu þess í alþjóðlegu tilliti með hagsmuni komandi kynslóða að leiðarljósi. Háskóli er miðstöð þekkingar og hluti af alþjóðlegu mennta- og vísindasamfélagi.
1.2. Það er stefna Háskólans í Reykjavík að styðja við og fjölga sprotafyrirtækjum sem verða til innan Háskólans. Í stefnu þessari er kveðið á um aðild Háskólans í Reykjavík að sprotafyrirtækjum sem verða til innan skólans. Háskólinn í Reykjavík fjárfestir almennt ekki í sprotafyrirtækjum. Í undantekningartilvikum er skólanum heimilt að verja eignarhlut í fyrirtækjum gegn útþynningu ef líkur eru á að eignarhlutur félagsins muni þynnast meira en eðlilegt getur talist við fjárfestingu (lágt sölugengi) eða líkur séu á að virði félagsins eftir fjárfestingu muni aukast til muna.
1.3. Innan Háskólans í Reykjavík er starfrækt hugverkaráð, sem samkvæmt umboði vinnur að vernd og hagnýtingu hugverka og stofnun sprotafyrirtækja í umboði skólans.

2. Gildissvið

2.1. Sprotastefnan tekur til alls starfsfólks við Háskólann í Reykjavík, hvort heldur það er í fullu starfi eða hlutastarfi, sama gildir um gestastarfsfólk og nemendur sem þiggja greiðslur í formi launa eða styrks frá skólanum (hér eftir vísað til sem starfsmaður/starfsfólk). Stefnan á jafnt við um sprotafyrirtæki sem einn eða fleiri standa saman að. Hugverkaráð Háskólans í Reykjavík getur í sérstökum tilvikum samþykkt aðild skólans að sprotafyrirtækjum nemenda, sé þess óskað.
2.2. Sprotastefnan tekur ekki til starfsfólks sem á grundvelli þekkingar sinnar og óháð þeim rannsóknum eða verkefnum, sem unnin hafa verið hjá Háskólanum í Reykjavík, ákveða að stofna sprotafyrirtæki án aðkomu skólans.

3. Aðild að sprotafyrirtæki

3.1. Starfsfólk Háskólans í Reykjavík ber að tilkynna hugverkaráði skólans um stofnað eða fyrirhugaða stofnun sprotafyrirtækis sem hefur það að markmiði að hagnýta þekkingu, rannsóknir og verkefni sem orðið hafa til eða verða til innan skólans, eða hefur nýtt eða mun nýta auðlindir skólans. Eignarhlutur Háskólans í Reykjavík skal almennt ekki vera lægri en 10% í slíkum sprotafyrirtækjunum.
3.2. Framlag Háskólans í Reykjavík fyrir eignarhlut í sprotafyrirtæki sem stofnað er á grundvelli 3.1. gr. er eftirfarandi

Starfsfólk, sem jafnframt eru stofnendur sprotafyrirtækis, fá sveigjanleika til að vinna að uppbyggingu fyrirtækisins í starfi, í samráði við sviðsforseta og deildarforseta. Miðað skal við að starfsframlag starfsfólks til sprotafyrirtækis fari ekki fram úr 20% starfshlutfalli. Starfsfólk skal vinna störf sín við Háskólann í Reykjavík af metnaði og gæta þess að starf fyrir sprotafyrirtækið samræmist faglegum skyldum við skólann. Sveigjanleikinn gildir svo lengi sem eignarhlutur skólans fer ekki niður fyrir 5%.
Sprotafyrirtækið fær að nýta skrifborðsaðstöðu og tækjabúnað hjá Háskólanum í Reykjavík, sem starfsfólks og stofnendur fyrirtækisins hafa aðgang að, að því marki sem sviðsforseti og deildarforseti samþykkir. Sprotafyrirtæki greiðir að jafnaði ekki leigu og aðstöðugjald á meðan eignarhlutur Háskólans í Reykjavík er yfir 5%, fyrstu þrjú árin. Háskólinn í Reykjavík ábyrgist ekki viðhald tækjabúnaðar og aðstöðu. Starfsfólk sprotafyrirtækisins verða að hafa nauðsynlega þjálfun og þekkingu til að nota tækin. Sprotafyrirtækið skal kaupa fyrir eigið fé sérhæfða rekstrarvöru og efni fyrir sína starfsemi.
Sprotafyrirtækið fær að nýta þekkingu, rannsóknir og verkefni sem stofnendur hafa unnið að í starfi sínu fyrir skólann, og ekki fellur undir hugverkastefnuna, í starfsemi sinni án endurgjalds, enda fari það ekki gegn skuldbindingum skólans gagnvart styrkveitendum eða þriðju aðilum.
• Sprotafyrirtækið fær einkanytjaleyfissamning (e. exclusive license agreement with the right to sublicense), gegn sanngjarni þóknun hafi hugverkaráð sótt um einkaleyfi eða aðra hugverkavernd. Fyrirtæki tekur við umsjón einkaleyfis og greiðir allan kostnað við einkaleyfisumsóknina og/eða einkaleyfið eftir undirritun samnings. Háskólinn í Reykjavík hefur rétt til að nýta hugverkið í kennslu og við rannsóknir, enda sé slík notkun ekki í fjárhagslegum tilgangi. Tekjur af nytjaleyfissamningi skiptast á milli starfsfólks og Háskólans í Reykjavík á grundvelli hugverkastefnu skólans.
Sprotafyrirtækið fær aðgang að þjónustu sem Háskólinn í Reykjavík veitir á hverjum tíma, en undir það getur m.a. falist lögfræðiaðstoð og aðstoð við viðskiptaþróun. Háskólinn í Reykjavík veitir sprotafyrirtækjum ekki aðstoð er tengist upplýsingatækni, launavinnslu og markaðsstarfi.

3.3. Starfsfólk Háskólans í Reykjavík eða samstarfsaðili getur óskað eftir aðkomu skólans að sprotafyrirtæki, sem ekki fellur undir 3.1. gr. og skal þá samið um sanngjarnan eignarhlut Háskólans í Reykjavík í sprotafyrirtækinu gegn sanngjörnu framlagi skólans, sbr. 3.2. gr. að breyttu breytanda.
3.4. Hugverkaráð móttekur tilkynningar um sprotafyrirtæki og tekur afstöðu til þess hvort aðild Háskólans í Reykjavík að fyrirtækinu þjóni markmiðum skólans og hagsmunum. Rektor undirritar samninga um aðild skólans að sprotafyrirtækjum.

4. Hagsmunaárekstrar og trúnaður

4.1. Sprotafyrirtækið skal taka tillit til hagsmuna annarra starfsfólks/nemenda skólans sem þurfa að nota sameiginlega aðstöðu og/eða tæki í störfum/verkefnum sínum. Ef árekstrar koma upp varðandi notkun á sameiginlegri aðstöðu mun sviðsforseti stýra notkun á aðstöðu og tækjum. Notkun tækja vegna kennslu í BS-, MS- og doktorsnámi gengur þó ávallt fyrir.
4.2. Sprotafyrirtækið og stofnendur sem jafnframt eru starfsfólk Háskólans í Reykjavík skulu grípa til nauðsynlegra aðgerða til að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra sem gætu haft áhrif á eignarrétt uppfinninga annars starfsfólks og nemenda. Áður en sprotafyrirtæki fer í samstarf við annað starfsfólk Háskólans í Reykjavík eða nemendur, skulu fyrirtækið, viðkomandi starfsfólk og skólinn undirrita samning sem kveður m.a. á um eignarrétt á rannsóknarniðurstöðum og hagnýtingarrétt. Uppfinningar sem koma út úr slíku samstarfi ber að tilkynna til hugverkaráðs Háskólans í Reykjavík sem verður þá eftir atvikum samningsaðili við fyrirtækið m.a. um hagnýtingarrétt. Sprotafyrirtækið og stofnendur skuldbinda sig til að grípa tafarlaust til viðeigandi ráðstafana til að koma í veg fyrir árekstra. Tilkynna skal hagsmunaárekstra til sviðsforseta.
4.3. Starfsfólk sprotafyrirtækis skal gæta trúnaðar um rannsóknir, hugverk og aðra þekkingu sem þau verða áskynja hjá Háskólanum í Reykjavík eða tengdum aðilum, og mega á engan hátt nýta sér slíkar upplýsingar án samráðs og skriflegs samþykkis.

5. Ábyrgð sprotafyrirtækis

5.1. Sprotafyrirtækið skal starfa í samræmi við gildandi lög og reglur, m.a. um færslu bókhalds og meðferð fjármuna. Fjármál sprotafyrirtækisins skulu vera aðskilin frá fjármálum Háskólans í Reykjavík. Sprotafyrirtækið ber alfarið ábyrgð á starfsemi félagsins, þ.m.t. rannsóknum, starfsfólki, nemendum hvort heldur þeir eru ráðnir eða eru í starfsþjálfun, og tækjum sem fyrirtækið á og staðsett eru í Háskólanum í Reykjavík.

6. Notkun á heiti eða merki

6.1. Það eru hagsmunir Háskólans í Reykjavík og sprotafyrirtækis, að heiti og/eða merki þeirra séu notuð til að auka veg aðila, með réttum og viðeigandi hætti. Aðilum er heimilt að nota heiti og/eða merki aðila til að kynna aðild Háskólanum í Reykjavík að fyrirtækinu. Allar stærri fréttatilkynningar skulu bornar undir viðkomandi aðila.

7. Endurskoðun stefnu

7.1. Hugverkaráð endurskoðar stefnuna eftir þörfum, þó eigi sjaldnar en á þriggja ára fresti, og leggur tillögur að breytingum fyrir framkvæmdaráð skólans. Stefnan með samþykktum breytingum skal birt á heimasíðu skólans.

Sprotastefnan tekur gildi frá og með samþykkt framkvæmdaráðs Háskólans í Reykjavík.

Samþykkt í framkvæmdaráði HR 7. janúar 2025.