Reglur um vernd uppljóstrara

1. Inngangur

Reglur þessar eru settar með vísan til 1. mgr. 5. gr. laga um vernd uppljóstrara nr. 40/2020 (hér eftir ,,lögin”). Markmið framangreindra laga er að stuðla að því að upplýst verði um lögbrot og aðra ámælisverða háttsemi sem kann að eiga sér stað hjá hinu opinbera eða á almennum vinnumarkaði. Í reglunum er fjallað um verklag við uppljóstrun starfsfólks Háskólans í Reykjavík.

2. Orðskýringar

Í reglum þessum merkir:

1. Innri uppljóstrun: Að starfsmaður greini, í góðri trú, frá upplýsingum eða miðli gögnum um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns, til aðila innan fyrirtækisins eða til opinbers eftirlitsaðila.
2. Ytri uppljóstrun: Að starfsmaður greini, í góðri trú, frá upplýsingum eða miðli gögnum um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns, til aðila utan fyrirtækisins, svo fremi sem starfsmaðurinn hefur réttmæta ástæðu til að ætla að um háttsemi sé að ræða sem getur varðað fangelsisrefsingu. sbr. 3. gr. laganna. Ytri uppljóstrun er að jafnaði ekki heimil nema innri uppljóstrun hafi fyrst verið reynd til þrautar sbr. 4. mgr. 1. gr. laganna og að uppfylltum nánari skilyrðum sem tilgreind eru í 2. mgr. 3. gr.laganna.

3. Góð trú: Að starfsmaður hafi góða ástæðu til að telja að gögnin eða upplýsingarnar sem miðlað er séu réttar. Það sé í þágu almennings að miðla þeim og að hann eigi ekki annan kost í stöðunni ef koma á í veg fyrir þau brot eða þá háttsemi sem um ræðir.



4. Ámælisverð háttsemi: Það hátterni sem stefnir almannahagsmunum í hættu, t.d. hátterni sem ógnar heilsu eða öryggi fólks eða umhverfi, án þess að um sé að ræða augljóst brot á lögum eða reglum.
5. Starfsmaður/starfsfólk: Sá aðili sem hefur aðgang að upplýsingum eða gögnum um starfsemi vinnuveitanda vegna hlutverks síns, þ.m.t. er ráðinn, settur, skipaður, sjálfstætt starfandi verktaki, stjórnarmaður, starfsnemi, tímabundinn starfsmaður eða sjálfboðaliði sbr. skilgreining 2. mgr. 1. gr. laganna. Starfsmaður nýtur verndar samkvæmt ákvæðum framangreindra laga um vernd uppljóstrara, eftir að hlutverki hans lýkur.



6. Uppljóstrari (e. whistleblower): Sá aðili, starfsmaður skv. framangreindri skilgreiningu, sem í góðri trú greinir frá upplýsingum eða miðlar gögnum um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns.

3. Markmið og gildissvið

Reglum um vernd uppljóstrara er ætlað að stuðla að því að upplýst verði og tilkynnt um mögulegt lögbrot og/eða aðra ámælisverða háttsemi hjá Háskólanum í Reykjavík. Þannig drögum við jafnframt úr líkum á slíkri háttsemi sem og tryggjum vernd fyrir þann aðila sem upplýsir eða tilkynnir um slíka háttsemi. Reglurnar gilda um allt starfsfólk Háskólans í Reykjavík og aðra aðila sem falla undir skilgreiningu á starfsmanni sbr. 5. tl. 2. gr. þessara reglna.

Uppljóstrari nýtur sérstakrar verndar frá óréttlátri meðferð sem rekja má til uppljóstrunarinnar. Til að njóta verndar þarf uppljóstrun að vera gerð í góðri trú og með þeim hætti sem lýst er í lögunum og þessum reglum.

4. Hvað felst í vernd uppljóstrara?

Uppljóstrun sem fellur undir lög um vernd uppljóstrara veitir eftirfarandi vernd:

a) Uppljóstrari nýtur trúnaðar

b) Uppljóstrun telst ekki brot á þagnar- eða trúnaðarskyldu sem starfsmaðurinn er bundið af samkvæmt lögum eða með öðrum hætti t.d. ráðningarsamningi eða siðareglum. Slík tilkynning leggur hvorki refsi- né skaðabótaábyrgð á viðkomandi og getur ekki leitt til íþyngjandi úrræða að vinnurétti.  Lögin leysa fólk þó ekki undan hugsanlegri refsiábyrgð ef upplýsinganna var aflað með refsiverðum hætti, s.s. með innbroti eða tölvuglæpum eða ef trúnaðarupplýsingar eru birtar opinberlega umfram það sem lög heimila.

c) Óheimilt er að láta uppljóstrara sæta óréttlátri meðferð, s.s. rýra réttindi, breyta starfsskyldum á íþyngjandi hátt, segja upp samningi, slíta honum eða láta hvern þann sem miðlað hefur upplýsingum gjalda þess á annan hátt.

d) Uppljóstrari getur vísað ágreiningi um óréttláta meðferð til dómstóla sér að kostnaðarlausu (gjafsókn), nema sýnt sé fram á fyrir dómi að viðkomandi hafi ekki verið í góðri trú.

5. Leiðir til að koma upplýsingum á framfæri:

a) Innri uppljóstrun: Háskólinn í Reykjavík hvetur starfsfólk til að koma upplýsingum um hugsanlegt lögbrot eða ámælisverða háttsemi á framfæri við næsta yfirmann, lögfræðing, mannauðsstjóra eða siðanefnd.

b) Ytri uppljóstrun: Starfsólk nýtur, í samræmi við lög um vernd uppljóstrara,  ekki verndar ef það kemur upplýsingum um hugsanlegt lögbrot eða ámælisverða háttsemi á framfæri opinberlega (s.s. á samfélagsmiðlum eða í fjölmiðlum), nema það hafi þegar reynt innri uppljóstrun, án þess að það hafi leitt til fullnægjandi viðbragða að mati viðkomandi og viðkomandi hefur réttmæta ástæðu til að ætla að háttsemin geti varðað fangelsisrefsingu. Slík miðlun telst einnig heimil í algjörum undantekningarvikum þegar miðlunin er í þágu brýnna almannahagsmuna að hagsmunir vinnuveitenda eða annara verða víkja fyrir hagsmunum af því að miðla upplýsingum opinberlega, svo sem til að vernda:

1. Öryggi ríkisins
2. Efnahagslega mikilvæga hagsmuni ríkisins
3. Heilsu manna
4. Umhverfið

6. Málsmeðferð við tilkynningu um hugsanleg lögbrot eða aðra ámælisverða háttsemi.

Miðlun getur verið til næsta yfirmanns, mannauðsstjóra, siðanefndar eða lögfræðings skólans. Lögfræðingur skólans ber ábyrgð á meðhöndlun innri uppljóstrana. Aðrir sem móttaka tilkynningar skulu vísa málinu til lögfræðings til meðferðar, eða til rektors.

Tilkynningu er bæði hægt að skila inn undir nafni eða nafnlaust í gegnum ábendingarsíðu á ytri vef skólans. Einnig er hægt að senda tilkynningar á netfangið uppljostrun@ru.is.

Móttakanda upplýsinganna er skylt að bregðast við með það að markmiði að látið verði af hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi eða að brugðist verði við á annan hátt.

Innan þriggja mánaða frá tilkynningunni skal móttakandi upplýsinga greina starfsmanni frá því hvort upplýsingarnar hafi orðið tilefni til athafna og jafnframt greina frá því til hvaða athafna hefur verið gripið. Þetta gildir eðli málsins samkvæmt eingöngu ef sá sem uppljóstrar eða tilkynnir gerir svo undir nafni.

Móttakandi upplýsinga skal gæta trúnaðar um persónuupplýsingar þess sem uppljóstrar eða tilkynnir nema hinn síðarnefndi veiti afdráttarlaust samþykki sitt fyrir því að trúnaði sé aflétt.

7. Eftirlit

Lögfræðingur skólans skal hafa eftirlit með framkvæmd þessara reglna og að málsmeðferðarreglum sé fylgt.

8. Gildistaka

Reglur þessar taka gildi við birtingu. Reglurnar skulu endurskoðaðar eins oft og þurfa þykir, þó a.m.k. á þriggja ára fresti.

Þannig samþykkt af framkvæmdaráði HR í október 2024